Proses pengadaan

Adalah rangkaian proses di mana dealer berperan sebagai mitra pengadaan koleksi dan mitra distribusi bagi core (unit perpustakaan) dan prime (organisasi induk).

Dealer memastikan ketersediaan judul buku, menyiapkan penawaran, mengatur kontrak, hingga melakukan distribusi koleksi sesuai kebutuhan core (unit perpustakaan) dan prime (organisasi induk).

Perubahan nama ini bersifat administratif dan tidak memengaruhi data utama pengadaan, seperti koleksi buku, jumlah, harga, maupun status pengadaan.

Pemilihan melalui katalog memudahkan dealer menelusuri daftar buku berdasarkan penerbit dan kategori, sedangkan penambahan menggunakan kode SKU memungkinkan input buku secara cepat dan akurat apabila kode telah diketahui.

Menunjukkan tahapan proses pengadaan yang sedang berlangsung, mulai dari penyusunan hingga pengadaan terdistribusi. Setiap status membantu dealer memantau progres pengadaan secara jelas dan terstruktur.

Ada beberapa status tahapan pengadaan yaitu:

• Menyusun. Data pengadaan sedang disusun oleh dealer sesuai permintaan dari core dan prime
• Menunggu konfirmasi. Pengadaan perlu mendapatkan persetujuan dari pihak terkait
• Koreksi. Tahapan apabila ada pengadaan memerlukan perbaikan oleh dealer berdasarkan catatan koreksi dari core atau prime
• Bayar biaya distribusi. Pengadaan telah memasuki tahap kewajiban pembayaran biaya distribusi kepada myedisi
• Menunggu dibayar. Pengadaan berhasil dibuatkan Virtual Account (VA) untuk pembayaran biaya distribusi dan belum dibayar oleh dealer
• Siap distribusi. Koleksi publikasi siap untuk didistribusikan ke core atau prime 
• Terdistribusi. Proses distribusi dinyatakan selesai dan dealer memiliki kewajiban membayar kepada penerbit

Proses memindahkan penanganan pengadaan dari admin atau user dealer apabila ada kendala, agar pengadaan tetap berjalan sesuai jadwal tanpa hambatan meskipun ada hambatan di pihak pengelola awal.

Pembatalan klaim pengadaan yang dilakukan oleh admin dan user dealer akan kembalikan ke menu ajuan pengadaan dengan status belum di klaim. Batal klaim pengadaan hanya berlaku pada tahapan menyusun. Admin dan user dealer lain dapat klaim pengadaan tersebut untuk ditindaklanjuti.